Organización y clasificación documental
Depuración e inventario archivístico para localizar información de forma rápida y confiable.
Gestión documental · Transformación digital
Digitaliza, ordena y transforma tu operación documental con control institucional.
Unificamos orden, trazabilidad y seguridad documental con ejecución técnica y alineación a estándares ISO.
- Trazabilidad total
- OCR + PDF/A
- Alineación ISO
Panel operativo documental
Estado institucional
Flujo documental
Clasificación, digitalización y consulta con reglas de acceso.
Continuidad operativa
Soporte técnico y capacitación para una adopción sostenida.
Servicios modulares para una gestión documental moderna
Seis capacidades integradas para ordenar archivos, digitalizar procesos y sostener operación con control y trazabilidad.
Digitalización avanzada con OCR y PDF/A
Expedientes indexados y preservables, listos para consulta, búsqueda y auditoría.
Implementación de software documental
Despliegue de ECM/DMS con gobernanza, trazabilidad y control operativo continuo.
Automatización de procesos documentales
Flujos y aprobaciones automáticas para reducir reprocesos, tiempos y errores.
Firma electrónica y certificación
Validez legal y trazas de autenticidad para transacciones digitales seguras.
Capacitación y soporte técnico continuo
Acompañamiento experto para adopción estable y mejora operativa sostenida.
Quiénes somos
Rigor documental y ejecución digital para instituciones que exigen control.
Acompañamos a organizaciones ecuatorianas desde el archivo físico hasta operaciones documentales seguras, medibles y sostenibles.
Enfoque
Gestión documental integral
Normativa
Alineación con marcos ISO
Alcance
Proyectos en múltiples ciudades
Confianza institucional
DigiDocum S.A.S. integra archivística, digitalización avanzada y sistemas ECM/DMS para transformar procesos documentales con método, cumplimiento y continuidad operativa.
Metodología de implementación
Una secuencia técnica y controlada para transformar su gestión documental.
Cinco etapas conectadas para pasar del archivo físico disperso a una operación digital trazable, segura y sostenible.
-
1
Diagnóstico
Evaluamos estado documental, riesgos y prioridades para definir alcance, tiempos y ruta de ejecución.
-
2
Organización
Clasificamos y normalizamos expedientes con criterios archivísticos y lineamientos de cumplimiento.
-
3
Digitalización / Migración
Convertimos con OCR y PDF/A e integramos la información en plataformas ECM o DMS de la institución.
-
4
Capacitación
Entrenamos equipos clave para asegurar adopción del sistema, trazabilidad y continuidad operativa.
-
5
Soporte continuo
Acompañamos mejoras, incidencias y evolución para sostener control documental en el tiempo.
Experiencia aplicada por sector
Casos reales de transformación documental con enfoque ejecutivo
Tres escenarios donde convertimos operación documental dispersa en control, trazabilidad y continuidad institucional.
Educación superior
Desafío: expedientes académicos dispersos y consultas lentas entre áreas.
Intervención: organización por series y digitalización OCR/PDF-A con acceso por perfiles.
Resultado: búsqueda más ágil para gestión, auditoría y atención institucional.
Cooperativo / financiero
Desafío: documentos regulatorios en silos y riesgo de duplicidad operativa.
Intervención: repositorio ECM/DMS común y automatización de aprobaciones críticas.
Resultado: mayor control del ciclo documental y menor retrabajo de cumplimiento.
Empresa privada
Desafío: aprobaciones en papel y baja visibilidad documental entre equipos.
Intervención: rediseño de flujos, digitalización estructurada y firma electrónica.
Resultado: ciclos más cortos y base confiable para decisiones de negocio.
Impacto comprobable
Resultados que fortalecen decisiones institucionales.
Mejores tiempos, menor costo operativo y control documental sostenido en implementaciones comparables.
Ahorro operativo
~30%
Reducción de costos en gestión documental recurrente.
Productividad
~50%
Mayor velocidad en consulta y respuesta documental.
Infraestructura
Espacio físico ↓
Menor dependencia de archivo físico institucional.
Operación digital
Control total
Trazabilidad continua y cumplimiento documental.
Beneficios complementarios
- Seguridad documental con controles de acceso y resguardo técnico.
- Base lista para auditoría y continuidad operativa.
- Alineación con marcos ISO según sector y nivel de madurez.
* Valores aproximados según diagnóstico inicial, volumen documental y madurez digital institucional.
FAQ
Respuestas claras para avanzar con confianza
Aclaramos las dudas más comunes sobre cumplimiento, operación, compatibilidad y seguridad antes de solicitar su propuesta.
¿Trabajan con cumplimiento normativo y buenas prácticas archivísticas?
Sí. Alineamos cada proyecto con lineamientos técnicos y marcos como ISO 15489, ISO 30301 e ISO 27001 según el alcance institucional.
¿La implementación interrumpe la operación diaria?
No. Planificamos por fases para mantener continuidad operativa, con hitos controlados y ajustes coordinados con su equipo.
¿Es compatible con SharePoint y Power Platform?
Sí. Diseñamos arquitecturas e integraciones con SharePoint, Power Platform y otros entornos para asegurar trazabilidad y adopción sin duplicar procesos.
¿Cómo protegen la seguridad y confidencialidad de la información?
Aplicamos controles de acceso, trazabilidad, respaldo y protocolos de manejo documental para proteger datos sensibles durante todo el ciclo de vida.
¿Incluyen capacitación para el personal?
Sí. Entregamos formación por perfiles, guías de uso y acompañamiento inicial para asegurar una adopción rápida y sostenida.
¿Pueden adaptarse a distintos sectores y volúmenes documentales?
Sí. Ajustamos metodología, tecnología y capacidad operativa al sector, volumen y criticidad documental, desde áreas puntuales hasta programas institucionales.
Si desea revisar su caso específico, podemos evaluarlo en una reunión inicial y definir el alcance recomendado en la sección de contacto.
Solicitud institucional
Solicita una propuesta clara para ordenar y digitalizar tu operación documental
Comparte tu contexto institucional y te responderemos con un diagnóstico inicial, alcance sugerido y ruta de implementación priorizada.